Privatlivspolitik

PRIVATLIVSPOLITIK

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Dataansvarlig

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:

Xplor ApS
Annette Andersen, aa@xplor.dk
CVR.: 10126452
Tåstrupvej 7
4370 St. Merløse
+45 51 36 56 77

Beskrivelse af behandlingen

2. Beskrivelse af behandlingen

Formål Kategorier af personoplysninger Kilder Behandlingsgrundlag Modtagere Opbevaring
Levering af vores ydelse: Personoplysninger anvendes til at kontakte dig med henblik på ordrebehandling, som du har anmodet om,
Markedsføring: Personoplysninger anvendes til markedsføringsmæssige formål, herunder at målrette vores kommunikation med dig i forhold til konkrete ordrer samt sende dig relevant markedsføring i form af bl.a. nyhedsbreve.
Optimering af brugeroplevelse på hjemmeside: Personoplysninger indsamles ved din brug af vores hjemmeside. Disse oplysninger bruger vi til at optimere brugeroplevelsen på vores hjemmeside og de ydelser vi tilbyder.
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger:
F.eks.:
Navn, adresse, e-mail, telefonnummer,
Indkøbshistorik, brug af digitale ydelserFølsomme oplysninger
Kreditvurderinger
Vi indsamler oplysninger fra følgende kilder:
F.eks.:
Direkte fra dig
Aktiviteter på vores hjemmeside
Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag
Artikel 6.1.a (samtykke)
Artikel 6.1.b kontrakt, som du er part i
Artikel 9.2.f (nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares)
Artikel 9.2.g (nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsinteresser på grundlag af EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret)
Artikel 10, jf. § 8 i databeskyttelsesloven
Vi kan dele dine personoplysninger med:
Leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører, support, og finansielle institutioner, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed
Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.
F.eks.:
Op til 5 år for alle finansbilag
Op til 5 år for al ordrehistorik
Dine kontaktoplysninger, så længe, vi har kontakt med dig som kunde eller leverandør

 

Konsekvenser ved behandlingen såfremt ovenstående ved en fejl overtrædes

3. Konsekvenser ved behandlingen såfremt ovenstående ved en fejl overtrædes

De berørte personer kontaktes straks for information af overtrædelsen. i fællesskab med de berørte aftales det videre forløb.

Overførsler til lande udenfor EU/EØS

4. Overførsler til lande udenfor EU/EØS.

Der sker ingen overførsler.

Pligtmæssig information

5. Pligtmæssig information.

Nedenstående oplysningerne er obligatoriske, såfremt du er kunde hos os. Hvis du ikke giver disse oplysninger, vil vi ikke være i stand til at levere varer eller ydelser til dig.

  • CVR-nummer
  • Virksomhedens navn
  • Leveringsadresse
  • Faktureringsadresse
  • Kontaktperson med e-mail og telefonnummer

Dine rettigheder

6. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

  • Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
  • Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
  • Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at: kontakte Annette Andersen, aa@xplor.dk

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

PERSONDATAFORORDNINGEN – KORTLÆGNING XPLOR APS

Hvilke persondata har vi?

1. Hvilke persondata har vi?

Kunder: firmanavn; firmaadresse; attention navn; og e-mail. Telefonnummer; direkte mobilnummer; kreditoplysninger; Statistikker.

Leverandører: Firmanavn; firmaadresse; CVR-nummer; attention navn; og e-mail. Telefonnummer samt nogle gang direkte mobilnummer.

Samarbejdspartnere: Firmanavn; firmaadresse; CVR-nummer; attention navn; e-mail og telefonnummer.

Medarbejdere:

  • CPR-nummer
  • Navn
  • Adresse
  • Skatteoplysninger
  • Bankoplysninger
  • Jobansøgning
  • Ansættelsesaftaler
  • Personalefiler eksempelvis MUS-samtaler, advarsler etc.
  • Sygemeldinger
  • Evt. helbredsoplysninger i forbindelse med ansættelsen, tilskudsordninger, hjælpemidler etc.
  • Evt. oplysninger i forbindelse med arbejdsulykker
  • Evt. individuelle arbejdsmiljømæssige forhold/hensyn
  • Evt. fotos og videooptagelser

Hvilke følsomme persondata har vi?

2. Hvilke følsomme persondata har vi?

Kunder: Under normale omstændigheder, nej. Hvis der i forbindelse med et særligt forhold til en kunde skulle komme følsomme oplysninger med i en mail, bliver den slettet med det samme.

Leverandører: Under normale omstændigheder, nej. Hvis der i forbindelse med et særligt forhold til en leverandør skulle komme følsomme oplysninger med i en mail, bliver den slettet med det samme.

Samarbejdspartnere: Under normale omstændigheder, nej. Hvis der i forbindelse med et særligt forhold til en samarbejdspartner skulle komme følsomme oplysninger med i en mail, bliver den slettet med det samme.

Medarbejdere: Vi har på medarbejdere. Cpr nummer. udtalelser i personalefiler, dokumentation om sygdom skatteoplysninger. Bankoplysninger, ansættelsesaftale, Mus samtaler og evt. fotos

Der registreres oplysninger om medarbejdere ved indrapporteringer til Skat og på Virk.dk samt kommunen i det omfang det er nødvendigt.

Jobansøgninger modtages af Annette Andersen. De slettes omgående, såfremt de ikke skal bruges. Hvis man ønsker at opbevare en jobansøgning, skrives til ansøger med information om, at man ønsker at bevare den pågældende ansøgning i op til 6 måneder med begrundelse, men at ansøger naturligvis kan bede om at få den slettet.

Fotos og eksempelvis videooptagelser anvendes kun i markedsføringssammenhæng og kun efter godkendelse fra den eller de pågældende medarbejdere.

Videoovervågning. Xplor bruger kun videoovervågning i forbindelse med indbrudsalarm.

Med hvilket formål har vi disse oplysninger?

3. Med hvilket formål har vi disse oplysninger?

Kunder: For at kunne opfylde kontrakt og for at kunne have en dialog om igangværende og nye opgaver.

Kunder har mulighed for at tilmelde sig nyhedsbrev. Ved tilmelding bruges standarderklæring.

Leverandører: For at kunne opfylde kontrakt og for at kunne have en dialog om igangværende og nye opgaver.

Leverandører har mulighed for at tilmelde sig nyhedsbrev. Ved tilmelding bruges standarderklæring.

Samarbejdspartnere: For at kunne opfylde kontrakt og for at kunne have en dialog om igangværende og nye opgaver.

Samarbejdspartnere har mulighed for at tilmelde sig nyhedsbrev. Ved tilmelding bruges standarderklæring.

Medarbejdere: For at kunne opfylde lovkrav i forhold til skat, årsregnskabsloven, arbejdsmiljøloven etc. Der er kun talte om lovpligtige oplysninger og oplysninger af betydning for ansættelsesforholdet.

Hvor ligger disse oplysninger?

4. Hvor ligger disse oplysninger?

Kunder: I virksomhedens mailarkiv, evt. arbejdsfiler og i en kundedatabase. Oplysninger slettes, når en medarbejder hos en kunde ikke længere er hos kunden, eller der ikke længere er kontakt med kunden.

Leverandører: I virksomhedens mailarkiv, evt. arbejdsfiler og i en leverandørdatabase. Oplysninger slettes, når en medarbejder hos en leverandør ikke længere er hos leverandøren, eller der ikke længere er kontakt med leverandøren.

Samarbejdspartnere:  I virksomhedens mailarkiv, evt. arbejdsfiler og i en kontaktdatabase. Oplysninger slettes, når en medarbejder hos en samarbejdspartner ikke længere er hos samarbejdspartneren eller der ikke længere er kontakt med samarbejdspartneren.

Medarbejdere: Alle følsomme oplysninger findes enten på lukket Y drev kun med adgang fra direktionen, Annette Andersen eller i papirmappe i aflåst skab. Oplysninger slettes i henhold til deadlines i gældende lovgivning – eksempelvis årsregnskabsloven.

Såfremt der skulle opstå en situation med en arbejdsulykke, hvor udredning og sagsafslutning trækker ud, flyttes disse oplysninger til en særlig mappe og opbevares, indtil sagen er afsluttet.

Hvem har adgang til disse oplysninger?

5. Hvem har adgang til disse oplysninger?

Kunder: Medarbejdere hos Xplor ApS

Leverandører: Medarbejdere hos Xplor ApS

Samarbejdspartnere: Medarbejdere hos Xplor ApS med relevans for benyttelse af disse oplysninger.

Medarbejdere: Kun ledelsen og kun af administrative eller lovpligtige årsager.

Derudover sendes oplysninger via lovpligtige indberetninger til Skat og til Virk.dk.

Hvor kommer disse oplysninger fra?

6. Hvor kommer disse oplysninger fra?

Kunder: Har afgivet dem selv af praktiske årsager.

Leverandører: Har afgivet dem selv af praktiske årsager.

Regnskabs data fra internettet.

Samarbejdspartnere: Har afgivet dem selv af praktiske årsager.

Medarbejdere: Har afgivet dem selv. Der kan evt. være tale om, at man modtager oplysninger om helbredsforhold fra en myndighed i forbindelse med sygdom, ulykker og eksempelvis særlige tilskud eller andre ansættelsesmæssige forhold. Nogle forhold vil blive modtaget fra kommunen via VITAS.

Oplysninger i form af disciplinære reaktioner relateret til ansættelsen, afgives mundtligt til pågældende medarbejder og udleveres skriftligt i kopi til medarbejderen.

Hvem giver vi disse oplysninger videre til og hvordan?

7. Hvem giver vi disse oplysninger videre til og hvordan?

Kunder: Oplysninger gives ikke videre. De er kun til internt brug mellem medarbejdere i virksomheden.

Leverandører: Oplysninger gives ikke videre. De er kun til internt brug mellem medarbejdere i virksomheden.

Samarbejdspartnere: Oplysninger gives ikke videre. De er kun til internt brug mellem medarbejdere i virksomheden.

(Data behandlere vil også have adgang)

Medarbejdere: Følgende oplysninger videregives af ledelsen:

  • Indberetninger til skat
  • Indberetning til virk.dk eksempelvis barsel, sygdom med dækning af sygedagpenge
  • Lønoplysninger til revisor til brug for lønudbetaling
  • Oplysninger om lønudbetaling til medarbejderens bankforbindelse
  • Registrering i virksomhedens Regnskabssystem af løndata
  • Kommunen i forbindelse med lønrefusion og rapportering af sygefravær mv.

Har eller bruger vi oplysninger uden sagligt eller legalt formål?

8. Har eller bruger vi oplysninger uden sagligt eller legalt formål?

Kunder: Nej

Leverandører: Nej

Samarbejdspartnere: Nej

Medarbejdere: Nej

Har vi informeret om, at vi har disse oplysninger og bruger dem som beskrevet og har vi fået samtykke?

9. Har vi informeret om, at vi har disse oplysninger og bruger dem som beskrevet og har vi fået samtykke?

Kunder: Privatlivspolitik fremgår af hjemmesiden. Ved nyhedsbrev anvendes særlig erklæring.

Leverandører: Privatlivspolitik fremgår af hjemmesiden. Ved tilmelding til nyhedsbrev anvendes særlig erklæring.

Samarbejdspartnere: Privatlivspolitik fremgår af hjemmesiden. Ved tilmelding til nyhedsbrev anvendes særlig erklæring

Medarbejdere: Særlig samtykkeerklæring

Har vi informeret om, at man kan få oplyst, hvilke oplysninger, vi har og hvad vi bruger dem til, og at man kan få rettet/slettet?

10. Har vi informeret om, at man kan få oplyst, hvilke oplysninger, vi har og hvad vi bruger dem til, og at man kan få rettet/slettet?

Kunder: Privatlivspolitik fremgår af hjemmesiden. Ved tilmelding til nyhedsbrev anvendes særlig erklæring.

Leverandører: Privatlivspolitik fremgår af hjemmesiden. Ved tilmelding til nyhedsbrev anvendes særlig erklæring.

Samarbejdspartnere: Privatlivspolitik fremgår af hjemmesiden. Ved tilmelding til nyhedsbrev anvendes særlig erklæring

Medarbejdere: Særlig samtykkeerklæring

Hvem er kontaktperson og ansvarlig for ovenstående? Og er der informeret om det?

11. Hvem er kontaktperson og ansvarlig for ovenstående? Og er der informeret om det?

Kunder: Annette Andersen

Leverandører: Annette Andersen

Samarbejdspartnere: Annette Andersen

Medarbejdere: Annette Andersen

Indsamler eller opbevarer vi unødvendige oplysninger?

12. Indsamler eller opbevarer vi unødvendige oplysninger?

Kunder: Nej

Leverandører: Nej

Samarbejdspartnere: Nej

Medarbejdere: Nej

Hvornår sletter vi oplysninger? Og hvorfor?

13. Hvornår sletter vi oplysninger? Og hvorfor?

Kunder: Når personen ikke er hos kunden mere, eller kundeforholdet afsluttes.

Leverandører: Når personen ikke er hos leverandøren mere, eller leverandørforholdet afsluttes.

Samarbejdspartnere: Når personen ikke er hos samarbejdspartneren mere, eller samarbejdsforholdet afsluttes.

Medarbejdere: Normalt i henhold til årsregnskabslovens regler – det vil sige: Oplysninger gemmes i 5 år fratrædelsesdato.

Hvor der er tale om oplysninger af betydning for eksempelvis en arbejdsulykke, der ikke er afsluttet myndighedsmæssigt, eller en disciplinærsag, der ikke er afsluttet, gemmes disse særlige oplysninger frem til sagens endelige afslutning.

 

Sørger vi systematisk for at opdatere personoplysninger og give opdateringerne videre, hvis det er nødvendigt og relevant?

14. Sørger vi systematisk for at opdatere personoplysninger og give opdateringerne videre, hvis det er nødvendigt og relevant?

Kunder: Det kan kun komme på tale, hvis en person hos kunden flytter, får nyt telefonnummer, eller skifter navn – altså rent praktiske kontaktdata. Disse bliver opdateret.

Leverandører: Det kan kun komme på tale, hvis en person hos leverandøren flytter, får nyt telefonnummer, eller skifter navn – altså rent praktiske kontaktdata. Disse bliver opdateret.

Samarbejdspartnere: Det kan kun komme på tale, hvis en person hos samarbejdspartneren flytter, får nyt telefonnummer, eller skifter navn – altså rent praktiske kontaktdata. Disse bliver opdateret.

Medarbejdere: Ja, hvis medarbejderen oplyser om ændringer, vil disse blive opdateret med det samme.

Er det beskrevet, hvilke oplysninger, vi giver videre til hvem, hvorfor og hvordan?

15. Er det beskrevet, hvilke oplysninger, vi giver videre til hvem, hvorfor og hvordan?

Kunder. Ja, se punkt 7

Leverandører: Ja, se punkt 7

Samarbejdspartnere: Ja, se punkt 7

Medarbejdere: Ja, se punkt 7

Giver vi personoplysninger videre til tredjelande?

16. Giver vi personoplysninger videre til tredjelande?

Kunder: Nej

Leverandører: Nej

Samarbejdspartnere: Nej

Medarbejdere: Nej

Giver vi mulighed for at en kunde kan få overført sine data til en anden virksomhed?

17. Giver vi mulighed for at en kunde kan få overført sine data til en anden virksomhed?

Nej

Er det muligt at gøre indsigelse mod vores indsamling, opbevaring og brug af personoplysninger?

18. Er det muligt at gøre indsigelse mod vores indsamling, opbevaring og brug af personoplysninger?

Ja, det er blot at give besked til Annette Andersen xplor@xplor.dk. Vi gør opmærksom på, at visse kontraktuelle forhold ikke kan opfyldes, hvis vi ikke må behandle persondata.

Har vi en procedure, der beskriver alt ovenstående?

19. Har vi en procedure, der beskriver alt ovenstående?

Ja, det mener vi – i dette dokument og i privatlivspolitikken

Har vi procedurer for beskyttelse af data?

20. Har vi procedurer for beskyttelse af data?

Ja, vi har en aftale med hhv:

  • Vores revisor
  • Vores Leverandør af vores økonomi-og finanssystem
  • Vores leverandør af IT
  • Aftale vedrørende IT-sikkerhed

Har vi beredskabsprocedurer, hvis der sker et datauheld?

21. Har vi beredskabsprocedurer, hvis der sker et datauheld?

Ja. I tilfælde af et uheld, gør vi altid sådan:

  • Vi identificerer uheldet og omfanget, så vi ved præcis, hvilke data, det drejer sig om, og hvad der er sket med dem.
  • Vi lukker for al adgang til data, indtil vi har identificeret og implementeret en løsning.
  • Vi giver omgående besked til de personer, hvis data, det er gået ud over.
  • Vi beder samtidig de involverede personer om information om, hvad de ønsker, vi skal foretage os i forhold til deres data.
  • Vi sikrer os, at vi håndterer de relevante data som aftalt med de involverede personer, eller give besked, hvis noget ikke kan lade sig gøre.
  • Vi får identificeret og igangsat relevante korrigerende handlinger til forebyggelse af gentagelser.

Bruger vi cookies?

22. Bruger vi cookies?

Ja

VORES COOKIEPOLITIK

Vi vil vi gerne tilbyde en overskuelig og brugervenlig hjemmeside med informationer. For at det kan lade sig gøre, indsamler vi ved hjælp af cookies oplysninger om, hvordan du og andre besøgende bruger hjemmesiden.

Hvad er cookies?

Hvad er cookies?

En cookie er en lille tekstfil, der lagres i din browser for at kunne genkende din computer ved tilbagevendende besøg. Cookies kan indeholde tekst og tal herunder fx datoer. Der er ingen følsomme personlige oplysninger gemt i vores cookies, og de kan ikke indeholde virus.

Nogle cookies bliver liggende på din computer, efter at du lukker browseren, mens andre slettes efter 30 min., eller når browseren lukkes.

Google analytics

Google analytics

Vi bruger cookies fra Google Analytics til statistiske formål for at forbedre brugervenligheden på hjemmesiden. Oplysningerne benytter vi bl.a. til at få viden om, hvor mange besøgende der er, og om brugeradfærd. Vi kan bl.a. se, hvor de besøgende kommer fra, hvilke sider de besøger, og hvor længe de opholder sig på siderne. Det giver os en viden om, hvilke sider der fungerer, og hvilke sider vi bør forbedre.

Login

Login

Ved Login anvender vi cookies for at sikre, at der er brugt det rette brugernavn og password og for at identificere brugeren. Disse cookies anvender vi desuden til at se, om brugeren allerede er logget ind i for eksempel et andet vindue. De cookies, der knytter sig til login, er nødvendige, for at hjemmesiden kan fungere.

Du kan slette cookies

Du kan slette cookies

I indstillingerne i din browser kan du slette cookies. På http://minecookies.org/cookiehandtering kan du læse mere om cookies og få vejledning om, hvordan du sletter cookies på forskellige browsere.

Som besøgende på siden accepterer du automatisk, at vi bruger cookies. Vi bruger primært cookies til at forbedre brugeroplevelsen og til statistik.

Sidst opdateret: 08-08-2018